Prezado(a) registrador(a),

Nos últimos dias, o número de pacientes com coronavírus (Covid-19) aumentou de forma considerável no Brasil. Até esta terça-feira, 17 de março, foram registrados pelo menos 300 casos, com uma morte e com a possibilidade de haver um crescimento exponencial nas próximas semanas se medidas de prevenção não forem tomadas. Como serviços que lidam diretamente com a população, devemos fazer nossa parte para evitar que haja uma contaminação maior em nosso país.

Não podemos parar as atividades sem uma determinação dos Estados e, por esse motivo, as serventias permanecerão abertas. Ao mesmo tempo, a gravidade do quadro torna essencial evitarmos que os usuários se dirijam ao registro de imóveis sem necessidade. Para isso, seguem algumas recomendações:

• Estimule o uso das centrais eletrônicas. Muitos dos serviços podem ser realizados pela via eletrônica. Mostre para os usuários que há essa possibilidade e evite que eles tenham que comparecer ao espaço físico do cartório.
• Adote formas alternativas de atendimento. Os usuários podem realizar uma série de pedidos pelas centrais eletrônicas, mas também é possível disponibilizar canais de atendimento por e-mail ou telefone. Dessa forma, você não deixará de orientá-los e poderá, de fato, resolver os problemas.
• Home office é uma opção. Para serviços que não exigem atendimento direto aos usuários, é possível flexibilizar os horários e até mesmo a presença dos colaboradores para que eles evitem o contato com pessoas contaminadas ? seja no caminho ou na própria serventia.
• Pense em um rodízio de férias. Como a tendência é que haja uma queda na busca pelos registros de imóveis, uma solução é combinar as férias dos colaboradores para este mês e os próximos. Dessa forma é possível fazer um rodízio na equipe, sem deixar a serventia desfalcada, e diminuir as possibilidades de contato com o vírus.
• Estimule medidas de higiene. São ações básicas, já bem difundidas, mas que precisam ser reforçadas junto aos colaboradores e aos usuários. Disponibilizar álcool em gel 60% a 80% no setor de atendimento, mostrar a forma correta de se lavar as mãos (com água e sabão, por pelo menos 20 segundos) e de tossir/espirrar (protegendo com o braço ou com um lenço descartável) e explicar a importância de não compartilhar objetos de uso pessoal são algumas delas.
• Flexibilize os atestados. Só permita que os colaboradores trabalhem se estiverem sem sinais da doença. Se apresentarem sintomas leves, a recomendação é que procurem um posto de saúde. O Ministério da Saúde estima que mais de 90% dos casos podem ser tratados nesse nível de atenção. Apesar disso, muito do tratamento pode ser feito em casa, o que evita sobrecarregar o sistema de saúde. Por isso, deve-se considerar a possibilidade de flexibilizar a apresentação de atestados.
• Evite viagens. Por menores que elas sejam, você ou seu colaborador poderão ser expostos ao vírus. Tente remarcar reuniões ou realizá-las de forma virtual durante as próximas semanas.
• Tome cuidados extra no atendimento. Evite que as pessoas se aglomerem na recepção, pois quanto menor for o contato, menor será a possibilidade de contágio. Tente aumentar a distância entre os bancos, mantenha o ar sempre em circulação e evite o uso de ar-condicionado.

O que fazer em caso de suspeita de contaminação?

Se um colaborador apresentar suspeita de coronavírus (febre forte, tosse, aperto no peito e dificuldade para respirar), o recomendado é que ele seja isolado dos demais colaboradores e encaminhado o mais rápido possível para um posto de atendimento. A maioria dos casos não exigirá internação, apenas um isolamento domiciliar. Em casos mais leves, os sintomas permanecem de 7 a 10 dias. Se a situação se agravar, a quarentena deve ser de, ao menos, 14 dias.

Além disso, sugerimos que a serventia mantenha um registro por pelo menos um mês de todos os colaboradores que interagiram com o paciente. Essa informação será muito importante para identificar outros casos suspeitos da doença no futuro.

O papel dos oficiais

Como líder da equipe de colaboradores, os registradores precisam assumir a postura esperada para o cargo. Realizar uma boa gestão da equipe envolve trabalhar o lado comportamental, de modo a diminuir a turbulência de um período de crise. Entre as habilidades que você precisa estimular nos funcionários, estão:

• Flexibilidade: com a mudança da rotina, é preciso que eles reajam com maior velocidade e se adaptem ao novo contexto. É preciso entender a realidade de cada um e mostrar como o serviço ainda pode continuar sendo realizado com segurança em meio à pandemia.
• Disciplina: mesmo se o trabalho for realizado a distância ou no próprio cartório, há uma perda gerada pelas incertezas. Por isso, estimular a criação e a manutenção de uma nova rotina de trabalho é essencial para manter o cartório em funcionamento.
• Inteligência emocional: conter o pânico e acalmar os colaboradores mais afetados é uma prática de empatia, pois mantém o olhar no outro e ajuda a conter os prejuízos. Se bem trabalhada com os funcionários, pode ter efeitos até mesmo no atendimento aos usuários nesse período.
• Comunicação: deixar claro quais são as políticas do cartório nas próximas semanas minimiza os problemas que podem surgir, pois estará tudo acordado. Além disso, é preciso ficar atento à comunicação interna, com o uso de ferramentas para evitar informações desencontradas entre quem está trabalhando de casa e quem está no cartório.

Impactos financeiros

Ainda não se sabe o quanto a pandemia de coronavírus impactará a economia global e a brasileira, mas é preciso se preparar para um período de recessão. Nas próximas semanas, a expectativa é de que haja uma queda pela busca por serviços de um modo geral, incluindo o registro imobiliário. Isso poderá gerar uma queda de arrecadação, para a qual devemos estar preparados desde já.

Para evitar que isso impacte no funcionamento da serventia, faça um bom controle financeiro. Evite investimentos maiores e gastos desnecessários nesse período, mantendo recursos em caixa para eventualidades. A previsão é de que a situação esteja sob controle em até quatro meses, sendo preciso dimensionar o impacto durante esse período.

São Paulo, 17 de março de 2020

Flaviano Galhardo
Diretor-Presidente

Gabriel Fernando do Amaral
Presidente do Conselho de Administração